Perchè è importante avere un messaggio di saluto in segreteria telefonica?

I messaggi di benvenuto e di segreteria telefonica sono molto utili per entrare in contatto con i clienti, anche quando non è possibile parlare direttamente con loro.
Per evitare che i clienti chiudano la chiamata, è fondamentale creare messaggi telefonici professionali, che attirino l’attenzione e incoraggino i clienti a lasciare un messaggio.

Naturalmente, non puoi rispondere immediatamente a tutte le chiamate. Ecco perché dovresti avere messaggi professionali di saluto nel tuo telefono.

Una segreteria telefonica di qualità può aiutare la tua azienda – 4 motivi

Dimostra attenzione verso il cliente

Un messaggio di saluto curato e appropriato dimostra interesse verso la richiesta del cliente. Ma allo stesso tempo informa che al momento sei occupato.
Il cliente, in questo modo, verrà rassicurato e saprà che lo richiamerai il prima possibile.
Per lui è una motivazione in più per confermare la fiducia nella tua azienda.

Permette al cliente di risparmiare tempo

Le persone preferiscono lasciare messaggi, perché è un mezzo più veloce.
Con un saluto adeguato, puoi chiedere di esporre le richieste senza restare in attesa al telefono o chiamare ripetutamente.

Migliora l’accuratezza della risposta al cliente

La segreteria telefonica garantisce che i messaggi vengano indirizzati alla persona più competente, evitando ripetizioni e passaggi inutili tra i vari operatori.
Inoltre, permette di prepararsi al problema in anticipo, fornendo una pronta richiamata, molto utile per rafforzare la relazione con il cliente.

Aiuta nella gestione delle chiamate perse

Il messaggio lasciato in segreteria telefonica espone l’urgenza della situazione.
È un filtro naturale per le chiamate a elevata priorità.
Se un cliente, attuale o potenziale, ti sta chiamando e lascia un messaggio è interessato ai tuoi servizi.
Meglio, quindi, dare priorità a questi clienti.

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Come registrare un messaggio professionale di benvenuto

Per avere un messaggio di segreteria efficace dovrai seguire una precisa struttura di base.
In questo modo raggiungerai il tuo obiettivo e soddisferai il bisogno iniziale del cliente.
Ecco gli elementi fondamentali:

• Saluto iniziale;
• Il tuo nome e il nome della tua azienda;
• Il motivo della mancata disponibilità, con una breve spiegazione;
• Una possibile tempistica riguardo alla richiamata;
• Una richiesta di nominativo di chi ha chiamato e il motivo della chiamata;
• Un metodo di contatto alternativo, come l’email;
• Un richiamo all’azione, come “Lasciare un messaggio dopo il segnale“;
• Un ringraziamento al chiamante per aver lasciato il messaggio.

Fai attenzione alla qualità dell’audio

Assicurati che non ci siano rumori di fondo durante la registrazione.
Ricordati anche di salutare in modo semplice e rivolgendoti alla persona, parlando in modo chiaro e lentamente.

È una conversazione tra persone, non sei un robot!

Consiglio: se volessi aumentare la qualità dei tuoi saluti, potresti usare la voce di attori professionisti.

Usa frasi corte e incisive

Ricorda che uno degli scopi della segreteria telefonica è di far risparmiare tempo al cliente.
Evita di registrare un messaggio di saluto lungo e con elementi poco utili.
Sintetizza il messaggio e vai dritto al punto.

Sii cordiale

Prova a sorridere mentre registri il tuo saluto.
Sorridere mentre parli al cliente crea un’atmosfera amichevole e aperta. Anche se non può vederti, lo percepirà.

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5 esempi di messaggi di saluto telefonico

Per dare l’immagine di un’azienda affidabile è necessario preparare diversi messaggi di saluto personalizzati legati alla tua attività e adatti ad ogni situazione.

Ecco alcuni comuni esempi di messaggi di saluto per la segreteria telefonica.

Consiglio: questi sono modelli di messaggio preimpostati e servono solo a livello generale. Utilizzare uno di questi modelli senza adattarli alla tua azienda non è raccomandato perché non sarebbe la vera voce della tua azienda.

1. Messaggio di benvenuto

“Buongiorno, ha chiamato l’assistenza clienti di… Non possiamo rispondere in questo momento. La invitiamo a lasciare un messaggio, i dati per poterla contattare, e il motivo della chiamata. Un operatore la richiamerà il prima possibile. Può anche visitare il nostro sito web [company website URL] per avere più opzioni di contatto. La ringraziamo per averci chiamato.”

2. Messaggio di attesa personalizzato

“Gentile cliente, i nostri operatori sono al momento occupati. La preghiamo di rimanere in linea, un operatore le risponderà il prima possibile. Se desidera, può lasciare un messaggio. La ringraziamo per la sua pazienza.”

“Buongiorno e grazie per aver chiamato ”XYZ”. La preghiamo di rimanere in linea, il primo operatore libero sarà presto a sua disposizione.”

3. Messaggio di chiusura ufficio

“Buongiorno, non siamo disponibili al momento. I nostri normali orari di apertura sono dalle 9 alle 17, dal lunedì al venerdì. Se desidera maggiori informazioni, visitate il nostro sito www.sitoweb.it. Può lasciare un messaggio con il suo nome, numero di telefono e motivo della chiamata dopo il bip, verrà ricontattato al più presto. Grazie”

“Grazie per aver chiamato . I nostri uffici sono chiusi. Siamo aperti dalle 9.300 alle 17.00. Se lo desidera, può inviare una mail a info@dominio.com. Grazie e a risentirci!”

4. Messaggio per le festività

 “Buongiorno, non siamo disponibili fino al [data]. La richiameremo non appena rientriamo al lavoro. In caso di urgenza, inviare un’email a [indirizzo mail aziendale]. Grazie. Le auguriamo buone feste.”

“Grazie per aver chiamato la (nome azienda)! Siamo chiusi per festività Natalizie dal 23 dicembre al 7 gennaio 20xx. Vi preghiamo di ricontattarci e vi auguriamo un meraviglioso anno nuovo! Buone feste!“

5. Messaggio interattivo

“Buongiorno, grazie per aver chiamato . Per piacere prema 1 per parlare con l’area tecnica, prema 2 per parlare con l’area commerciale, prema 3 per parlare con l’area amministrazione. Oppure digiti direttamente l’interno desiderato. Grazie.“